Aloitusopas tavaran lähettämiseen

MIKSI?

Luotettava lähettäjä auttaa sinua vähentämään viivästyksiä ja lyhentämään kuljetusaikaa, sekä antaa hyvän kuvan siitä kuinka hoidat liiketoimintaasi.

Keskustele myyntineuvotteluissa ja sopimuksen allekirjoituksessa toimitusehdoista. Yleensä, varsinkin kansainvälisessä myynnissä, näistä ehdoista keskustellaan käyttäen toimitusehtosopimuksia.

Lähettäjän vastuu riippuu sopimuksessa valituista toimitusehdoista . Lähettäjällä on vähemmän vastuuta kun sopimus on tehty EXW-toimitusehdolla, kun taas eniten vastuuta lähettäjän kuluista tulee kun käytetään toimitusehto DDP:tä .

Voi vaikuttaa parhaalta myydä kaikki tavara tavallisella EXW-toimitusehdolla, mutta älä unohda että jos käytät DDP:tä sisällytät kuljetuskulut lopulliseen myyntihintaasi, ja käyttämällä oikeaa huolitsijaa voit vähentää kuluja, riskejä ja hässäkkää, kuin jos huolehtisit itse kuljetuksesta. Kilpailuetuna on tarjota lähetys valmiina ja toimitettuna asiakkaan ovelle.

MITEN?

Lähettäjän vastuulla on toimittaa kaikki tarvittavat tiedot kuljettajalle tavaran noutoa varten, mm. paikka ja aika jolloin tavara on saatavilla noudettavaksi, sekä kaikki kuljetukseen tarvittavat dokumentit. On hänen vastuullaan että tavara on valmiina ja saatavilla kun kuljettaja tulee noutamaan tavaraa, muuten voidaan periä maksuja.Tämä tarkoittaa että tavaran pitää olla pakattuna ja kaikkien dokumenttien valmiina.

Voimme jakaa tavaranlähetyksen valmistuksen neljään päävaiheeseen:

Vaihe 1: Suunnittele tavaran lähetyksen aikataulu:

Kuten aiemmin selitettiin, on tärkeää että tavara on valmiina kun kuljettaja saapuu. Jotta tämä onnistuu, tulee tietää tuotantolinjan ja varasto-organisaation  kapasiteetti. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden suunnitella, ja antaa etukäteen tietyn ajankohdan jolloin kuljettaja voi tulla noutamaan tavaran; näin kuorma-auto tulee ajoissa ja valmius-/kuljetusaika lyhenee.

Tämän tiedon saaminen aikaisemmin antaa sinulle riittävästi aikaa ottaa yhteyttä rahdinkuljettajaan, ja järjestää kuljetus rauhallisesti. Kiireellinen kuljetus tarkoittaa useimmiten ylimääräisiä kuluja.

Vaihe 2: Pakkaa tavara:

Lähettäjän täytyy myös pitää huolta että tavaran pakkaus on riittävä suojelemaan sitä määrätyssä kuljetuksessa. Esimerkiksi, viinipulloille tarkoitettu pakkaus on erilainen verrattuna sanomalehdille tarkoitetusta. Ensimmäisen täytyy vaimentaa iskuja tehokkaasti, kun taas toisen on oltava vedenpitävä vesivuodon varalta. Useimpien kuljetussopimusten mukaan tavaroiden pakkausten tulee suojata niitä normaaleissa kuljetusolosuhteissa ja mahdollistaa lastaus hyvässä kunnossa, mutta myös se, että ne saapuvat toimituspaikalle hyvissä olosuhteissa ja voidaan turvallisesti purkaa.

On myös tärkeää tarkistaa että koko tilaus on pakattu, olisi valitettavaa lähettää osittainen tilaus asiakkaalle. Sisäisen pakkausluettelon käyttö voi olla hyödyllistä.

Lähetyksen tunnistus on myös todella tärkeä osa, väärän tiedon takia paketti voi hävitä, tai joutua väärin reititetyksi ja myöhästyä. Lähettäjän täytyy merkitä ja tarroittaa asianmukaisesti paketit omilla tiedoillaan. (Nimi, osoite, yhteystiedot), lopullisen vastaanottajan tiedot (Nimi, osoite, yhteystiedot), sekä pakettien kokonaismäärä (esim. jos useita: 1/10; 2/10; ….; 10/10). Lisäksi voidaan lisätä joitakin käsittelyä koskevia varotoimia, kuten fragile maininta, ylä- ja alanuolet, tai muita merkintöjä riippuen tavaran luonteesta. Vaarallisten aineiden kuljetuksessa lähetykseen vaaditaan erityinen merkintä ADR-määräysten mukaisesti.

Tarkistus että kaikki dokumentit ovat kiinnitettynä lähetykseen; alta löytyy kattava lista.

Vaihe 3: Valmistele kuljetusdokumentit

Kuljetukseen tarvittavat asiakirjat vaihtelevat kuljetettavan tavaran luonteen, alkuperämaan, ja kohdemaan, mutta myös käytettävättävien inkotermien mukaan.

Huolitsijan palveluiden, kuten Beweshipin käyttäminen, auttaa sinua vaadittavien dokumenttien luomisessa ja aikatauluttamisessa.

Kansainvälisissä kuljetuksissa Euroopan ulkopuolella tarvittavat perusasiakirjat ovat:

• Kauppalasku, jossa on tavaroiden hinta, määrä, ja kuvaus, tämä lasku on todiste myynnistä ja kuvailee mitä on myyty.
• Alkuperätodistukset, joilla todistetaan tavaroiden alkuperä tullitarkoituksiin.
• Pakkauslista voidaan sisällyttää täsmentämään lähetyksen mitat ja paino, sekä mitä se sisältää.Tämä ei ole tarpeellinen jos lähetykseen kuuluu vain yksi paketti.
• Ruokaviraston tarkastustodistus, jos tuontituotteet ovat elintarvikkeita, se osoittaa Ruokavirastolle Suomessa tuotteiden hygieniamenettelyn ja laadun.
• Kolmansien maiden selvitysasiakirja, todistaa että tavarat on ilmoitettu viedyksi laillisesti kolmansien maiden alueelta ja helpottaa Suomen tullin työtä.
• Rahtikirja, on huolitsijoiden antama asiakirja, joka sisältää tavaralähetyksen lähettämiseen liittyvät tiedot ja ohjeet. Tämä sisältää tyypillisesti ainakin kuljetussopimuksen ehdot, lähettäjän ja vastaanottajan tiedot, sekä lähtö- ja määräpaikan.
• CMR / Kotimaanrahtikirja : Kotimaan tieliikenteessä käytettävä rahtikirja jolla ilmoitetaan paikallisesti käytetty rahtisopimus.
• SAD: yksittäinen hallinnollinen asiakirja, jonka huolitsija voi antaa Suomen tulliin liittyen, tästä asiakirjasta käy ilmi että kotimaisen tullin kanssa on tehty tarvittavat toimenpiteet asiakirjan maahantuonnin ilmoittamiseksi alueelle. Fyysistä asiakirjaa ei tarvita, jos huolitsija on suorittanut toimenpiteet online-automaattijärjestelmän kautta.

Lähettäjän tehtävänä on myös varmistaa, että tavarat kuljetetaan, ja niiden dokumentit ovat alkuperä- ja kohdemaan sääntöjen mukaisia. Erityisesti vaarallisten aineiden kuljetuksessa se on tärkeää, koska ne vaativat erityistä dokumentointia.

Inkotermeistä riippuen, on mahdollista että lähettäjän tulee kattaa kuljetuksen tullaus, ja tullimaksujen laskeminen, sekä tuontialueelta tulevat ALV-maksut

Vaihe 4: Ota yhteyttä logistiikkakumppaniin

Kun tavarasi ovat valmiit, tai melkein valmiit kuljetettavaksi, voit ottaa yhteyttä rahdinkuljettajaan, ja sopia lastauksesta ja kuljetuksesta. Kaiken tärkeän tiedon avulla huolitsija voi suunnitella tavarasi logistisen reitin ja ottaa yhteyttä kuljetusketjun logistiikkakumppaneihin. Yleensä ovelta noudettavan kappaletavaran kanssa rekka on ohjattava noutamaan varastoltasi muiden lastauspaikkojen seassa. Kustannus- ja kaasupäästöjen vähentämiseksi kuljettaja suunnittelee tehokkaan reitin, joka kunnioittaa asiakkaiden ajoitusta ja maantieteellistä sijaintia.